POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes sobre la protección de datos personales, Smart Vision SAS informa la política para el tratamiento y administración de datos personales y la política de privacidad, explicando los procedimientos establecidos para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos de protección de datos personales. Es importante aclarar que el titular podrá en cualquier momento solicitar la exclusión de la base de datos, por medio de la sección Contáctenos de la página web.

Medidas de Seguridad . En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SMART VISION SAS adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

Autorización . La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de SMART VISION SAS requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. SMART VISION SAS, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso que se hace de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales: 1. Quién recopila los datos del responsable o encargado de la base de dato; 2. Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento);3. Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados;4. Si se recopilan datos sensibles, y la posibilidad de no darlos a conocer.

Los clientes del sitio web aceptan el tratamiento de datos conforme esta política cuando adquieren cualquiera de los productos o servicios ofrecidos en el sitio web, o cuando dan clic en los botones de aceptar, o cuando se registran como usuarios.

Finalidad del tratamiento de datos. Los datos personales son objeto de tratamiento por parte de SMART VISION SAS con las siguientes finalidades, registro de clientes de la compañía, cumpliendo con la normatividad establecida en el tema de salud, Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en el mismo, envío de correos electrónicos informando el estado del trámite de solicitud de servicios que ofrece la compañía, evaluar la calidad del servicio, atender adecuadamente peticiones, quejas o reclamos, generación de estados de cuenta o facturas, actividades de cobranza cuando se trate de obligaciones en dinero, desarrollo integral del objeto social de la compañía, enviar información comercial, promocional, invitaciones o atenciones de la compañía, realizar encuestas de opinión sobre nuestros productos y servicios, actividades del gobierno para el proceso de facturación, el Cliente conoce y acepta que los datos pueden ser utilizados para promover, enviar, elaborar y llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario mediante email, correspondientes, mensajes de texto o cualquier otro medio digital de comunicación

Derechos de los titulares. de acuerdo con lo señalado en la Ley 1581 de 2012, en su artículo 8, son derechos de los Titulares de la información los siguientes:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SMART VISION SAS en su calidad de Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a SMART VISION SAS en su calidad de Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 del Decreto 1377 de Junio de 2013;
• Ser informado por SMART VISION SAS, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo agotamiento el respectivo trámite de consulta y/o reclamo ante SMART VISION SAS
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes en relación con el tratamiento de los datos personales.

SMART VISION SAS, en su calidad de Responsable del Tratamiento, deberá conforme las disposiciones contenidas en la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, hacer uso de los datos que son recolectados y almacenados, únicamente para los fines para los cuales ha sido facultado conforme la respectiva autorización del titular obtenida en forma previa a la recolección del dato. De esta forma SMART VISION SAS, se compromete a cumplir en el tratamiento de datos con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, conforme el procedimiento para ello utilizado;
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
• Garantizar que la información que se suministre a SMART VISION SAS sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a SMART VISION SAS, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
• Deber de confidencialidad: Garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible, el secreto profesional, respecto de los mismos y el deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones contractuales con SMART VISION SAS. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo provisto en el reglamento interno de trabajo y la legislación vigente

Procedimientos de acceso, consulta y reclamación

1. Derecho de acceso: El Titular de los datos tiene el derecho de acceder y conocer que información es objeto de tratamiento por SMART VISION SAS, por lo cual es obligación de SMART VISION SAS garantizar al Titular su derecho de acceso el cual se realizará de la siguiente forma:

• El titular de la información podrá conocer, si lo solicita, si efectivamente su(s) dato(s) está(n) siendo objeto de tratamiento por parte de SMART VISION SAS
• El Titular podrá tener acceso a los datos personales que estén en posesión de SMART VISION SAS
• El Titular tendrá derecho a conocer las circunstancias en que se realiza el tratamiento de su información, debiendo SMART VISION SAS informar sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento.

PARÁGRAFO: SMART VISION SAS garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular o la calidad de su representante o causahabiente, poniendo a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.

2. Consultas. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos administrada por SMART VISION SAS En consecuencia, SMART VISION SAS, garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales SMART VISION SAS garantiza la habilitación de canales de comunicación que permitan recibir y atender oportunamente las consultas, entre estos una línea de atención, un mecanismo de contacto electrónico, conforme se determina en la política de tratamiento de información y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo completo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

3. Reclamos. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SMART VISION SAS, como mínimo con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar
• al reclamo, la dirección, y con inclusión de los documentos que soporten la reclamación.

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar consultas y reclamos.

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante previa acreditación de su identidad podrán solicitar a SMART VISION SAS información sobre el uso de sus datos personales, las consultas, o reclamos en los que se solicite la rectificación, actualización o supresión de estos, serán tramitados cuando:

Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por SMART VISION SAS, señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información:

Información Básica:

• Nombres y apellidos
• Datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
• Medios para recibir respuesta a su solicitud
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar a la consulta o reclamo
• Descripción del Derecho que desea ejercer ante SMART VISION y los datos personales sobre los cuales recae
• Firma, número de identificación y huella o procedimiento de validación correspondiente. • Presentar la información en las oficinas de SMART VISION o mediante la sección Contáctenos de la pagina web

Anexos:

• Copia del documento de identidad del titular de la información ampliado al Ciento Cincuenta por Ciento (150%).
• Si la solicitud es realizada por causahabiente, representante del titular o apoderado se deberá aportar el documento que le otorga dicha calidad.
• Documentos adicionales que soportan la solicitud a realizar.

SMART VISION SAS garantiza que los medios puestos a disposición de los titulares de la información permitan dar una respuesta en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012. Cada vez que SMART VISION SAS ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su Aviso de Privacidad.

Rectificación, actualización de datos. El Titular de la información o sus causahabientes o representantes, previa acreditación de su identidad, tienen derecho en todo momento, a solicitar a SMART VISION SAS, la rectificación o actualización de sus datos personales, para lo cual deberá indicar las correcciones que solicita y aportar la documentación que da soporte a su solicitud.

PARÁGRAFO: Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta del titular, que no demuestre que actúa en calidad de apoderado, causahabiente, o cualquier otra condición que le otorgue la facultad de representar al Titular, se entenderá que la solicitud no fue presentada.

Supresión de datos. El Titular de la información o sus causahabientes o representantes, previa acreditación de su identidad, tienen derecho en todo momento, a solicitar a SMART VISION SAS, la supresión de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012. 2. No exista una relación contractual con SMART VISION SAS, o haya dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SMART VISION SAS. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:

• La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• No sea posible efectuar la eliminación del dato por la orden de autoridad judicial o administrativa con competencia en el Territorio Nacional.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, o para garantizar el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por el Titular.

PARÁGRAFO:

Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta del titular, que no demuestre que actúa en calidad de apoderado, causahabiente, o cualquier otra condición que le otorgue la facultad de representar al Titular, se entenderá que la solicitud no fue presentada.

Revocatoria de la autorización.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual o deje de existir el motivo que origino la recolección del dato. El titular de la información podrá solicitar una revocación total o parcial de los fines para los cuales fue conferida, evento en el cual, en la solicitud deberá indicar a cuál de estas corresponde y de ser parcial deberá indicar para cuales de los fines desea revocar la autorización. Habrá casos en los que el consentimiento, por su carácter de necesario en la relación entre el titular y SMART VISION SAS, para efectos del cumplimiento de un contrato vigente o por disposición legal no podrá ser revocado

Modificaciones a la presente política: SMART VISION SAS se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su política de privacidad y tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado anunciado, y se conservaran todas las versiones anteriores.

Vigencia de la autorización de tratamiento de datos personales. El titular del dato acepta y reconoce que su autorización de tratamiento de datos particulares estará vigente a partir del momento en que la aceptó y durante el tiempo en que SMART VISION ejerza las actividades propias de su objeto social

La política rige desde el 22 de Junio de 2017